「人が足りない」という感覚は、多くの場合、業務量の問題ではなく業務の構造の問題です。採用を決める前に、今ある業務を一度フラットに並べてみると、「これは人がやらなくていい」という作業が必ず出てきます。その整理をしてから採用を判断しても、遅くはありません。
業務を3つに分類する ¶
今ある業務を「人がやるべき仕事」「ツールで自動化できる仕事」「外注できる仕事」の3つに分類します。請求書の発行、在庫の入力、定型メールの返信は、多くの場合ツールで自動化できます。月に数回しか発生しない専門的な作業は、外注のほうが固定費を増やさずに対応できます。この分類をするだけで、採用が必要な業務の範囲が明確になります。
ジョブディスクリプションを先に書く ¶
採用が必要だと判断した場合、「何ができる人を採るか」より「何をやってもらうか」を先に決めます。具体的には、週に何時間、どの業務を、どの程度の品質で行うか。これをA4一枚で書いてから、求人票を作ります。この順番を逆にすると、入社後に「思っていた仕事と違う」という摩擦が起きます。
採用コストと外注コストを比較する ¶
正社員を1人採用するコストは、求人広告費・採用にかかる時間・入社後の研修期間を含めると、初年度だけで相当な額になります。外注や自動化ツールの導入コストと比較して、どちらが合理的かを数字で確認します。感覚ではなく、試算を作ることが重要です。Zelprix Mirxの採用・組織設計相談では、この試算を一緒に作ります。
採用のタイミングを決める基準 ¶
「今すぐ採用が必要」と「半年後でも間に合う」では、採用の進め方が変わります。今すぐ必要な場合は、派遣や業務委託で対応しながら正社員採用を並行して進めます。半年後でも間に合う場合は、ジョブディスクリプションを丁寧に作り、採用基準を固めてから動きます。タイミングの判断を誤ると、急いで採用した人材が定着しないという結果になります。
採用・組織設計相談は単発2時間、60,000円（税別）です。「採用すべきか迷っている」という段階でも相談できます。初回相談は30分、無料です。